09.03.2018  Probus Genk /secretariaat/ Goedgekeurde Algemene afspraakregeling

PROBUS  GENK

Algemene afsprakenregeling van Probus Genk
 

1. Oprichting.

Probus Genk werd  als club opgericht op initiatief van de Rotaryclub Genk-Noord en officieel erkend door Probus België als club nr 29 op 8 juni 1990. 
 

2. Uitgangspunten : Vriendschap en Samenhorigheid.

Zoals alle Probusclubs is Probus Genk geen "Service-club", maar beoogt ook Probus Genk het bevorderen van vriendschap en samenhorigheid tussen haar leden. Op vrijwillige basis ontmoeten de clubleden elkaar op regelmatig geplande lunchvergaderingen, uitstappen, conferenties of andere activiteiten. De activiteiten worden in belangrijke mate opengesteld voor de partners van de leden en voor de partners van de overleden leden.

3. Clubactiviteiten.

In de regel komen de leden bijeen op de tweede vrijdag van de maand en de leden samen met de partnerleden op de vierde vrijdag van de maand om twaalf uur in het clublokaal.  Aanvullingen of wijzigingen van agenda worden tijdig medegedeeld.

4. Lidmaatschap.

4.1. Leden.

Leden zijn op rust gestelde of bijna op rust gestelde personen, ongeacht hun godsdienstige of filosofische overtuiging. Zij hebben een leidinggevende of   verantwoordelijke functie  bekleed, een handelszaak geleid, een vrij beroep of een daarmee gelijkgestelde functie uitgeoefend, of worden door de club als daarmee gelijkwaardig aanvaard.

Het nagestreefde aantal leden bedraagt 40 gemiddeld over een langere periode. Rekening houdend met het leeftijdsprofiel van de groep en met de participatiegraad van de leden en met de bedoeling om de continuïteit van de club te waarborgen, kan het bestuur gunstig adviseren bij de voordracht van nieuwe kandidaten, zelfs als daardoor het ledental groter wordt dan 40. De toegestane marge wordt evenwel beperkt tot +5.

4.2. Nieuwe leden.

Ieder persoon die tenminste 55 jaar is, aan de hierboven genoemde voorwaarden voldoet en  de uitgangspunten en de bijzondere engagementen van de Probusclub Genk onderschrijft, kan, enkel op uitnodiging van de club, lid worden.

4.3. Procedure van aanwerving.

- Eerste fase. Voordracht.
Elk lid kan schriftelijk bij de voorzitter kandidaat-leden voordragen en daardoor peter of meter worden.  Enkel de mogelijke peter of meter kan met instemming van de voorzitter de kandidaat voorafgaandelijk gepolst hebben over hun initiatief.

- Tweede fase.  Advies van het bestuur.
De voorzitter legt zo spoedig als mogelijk de kandidatuur voor aan het bestuur dat, eventueel na bijkomende vertrouwelijke bevraging bij vroegere bestuursleden of bij de mogelijke peter of meter, advies uitbrengt. Bij ongunstig advies, zal de voorzitter dit melden aan het clublid dat de kandidatuur heeft voorgesteld.  De aanwervingprocedure wordt dan niet verder gezet.

- Derde fase. Consultatie van de leden.
Bij gunstig advies, zal de voorzitter de naam van de kandidaat schriftelijk voorleggen aan alle leden, die binnen de 14 dagen bij de voorzitter bezwaar kunnen indienen. In zulk geval beslist het bestuur over het al of niet aanvaarden van de kandidaat.
-Vierde fase. Verzoek aan de kandidaat .
Zijn er geen bezwaren ingediend, dan vraagt de peter/meter  aan de kandidaat of hij/zij lid wil worden van de Probusclub onder volgende voorwaarden :
- aanvaarding van  de afspraakregeling;
- opnemen van het engagement om bij verkiezing, of bij verzoek van de  voorzitter, bestuursfuncties uit te oefenen;
- instemming met het opnemen van personalia in de clubpublicaties.

De peter/meter informeert de kandidaat over : 
-  de jaarlijkse lidmaatschapbijdrage;
-  de individueel te betalen kostprijs van de lunch;
-  de informatieverstrekking over de maandelijkse samenkomsten, de uitstappen en de daaraan verbonden kosten;
-  de gebruikelijke wijze van aanmelding bij activiteiten.

- Vijfde fase.
Is het antwoord van de kandidaat positief, dan wordt dit aan de clubleden medegedeeld en wordt er een datum afgesproken voor de officiële opname in de club.
4.4.  “Partnerleden” “Buitengewone leden” en “leden - dragers van het Georges Dick ereteken”

Partnerleden zijn ;
- de partners van de leden die de bijeenkomsten van de club waartoe zij worden uitgenodigd, bijwonen. Zij betalen geen lidmaatschapbijdrage, wel de individueel te betalen kostprijs van de lunch en de uitgaven verbonden aan deelname van bijzondere activiteiten  ( reiskosten enz.)
- de partners van de overleden leden die wensen te blijven participeren aan de activiteiten die opengesteld zijn voor de partners van de leden. Zij betalen naast een lidmaatschapbijdrage van 50%  de individueel te betalen kostprijs van de lunch en de uitgaven verbonden aan deelname van bijzondere activiteiten ( reiskosten enz.).

Buitengewone leden.
"Buitengewone" leden, zijn leden die na overleg met de voorzitter niet meer deelnemen aan het clubgebeuren maar hun banden met de club wensen te bewaren. Zij betalen een gereduceerde lidmaatschapbijdrage  (in principe 50%), blijven steeds welkom zonder stemrecht en worden geïnformeerd zoals de gewone leden. Zij worden niet langer in aanmerking genomen bij het bepalen van het aantal leden. De partners van de buitengewone leden  blijven welkom om te participeren aan de activiteiten die opengesteld zijn voor de partners van de leden.
 

Leden dragers van het Georges Dick ereteken

Wanneer een lid bijzondere prestaties heeft verleend aan Probus Genk of Probus in het algemeen, kan het bestuur dit lid voordragen bij het C.I.C. van Probus België als kandidaat voor toekenning van het ereteken Georges Dick. De houders van dit ereteken worden blijvend vernoemd in de ledenlijsten.
 

4.5. Uitsluiting.

Het bestuur kan vaststellen dat leden, hetzij hun maatschapbijdrage niet betalen, hetzij duidelijk nalaten deel te nemen aan de activiteiten van de club zonder aanwijsbare motivering. Na uitnodiging tot gesprek met verwijzing naar deze bepaling kan het bestuur uitsluiting voorleggen aan een ledenvergadering. Die beslist volgens de regels voorzien in art. 9 met uitzondering van de naamvermelding in de voorafgaande mededeling.

5. Bestuur.

5.1. Samenstelling

Het bestuur is voor één kalenderjaar samengesteld uit:
-  een verkozen voorzitter, een verkozen ondervoorzitter;
-  de door de voorzitter  aangezochte leden  waaronder minimaal een secretaris, een penningmeester en een webstekbeheerder.
 

5.2. Verkiezing.

De ledenvergadering op de tweede vrijdag van de maand november van het ambtsjaar van de voorzitter kiest een ondervoorzitter die op 1 januari erop volgend in functie treedt als ondervoorzitter en het erop volgende jaar de functie opneemt van voorzitter. 
Zijn verkiesbaar: alle leden die op datum van de verkiezingen:
- minstens 2 jaar lid zijn,
- jonger zijn dan 75 jaar, 
- geen functie van voorzitter hebben waargenomen, 4 jaar voorafgaand aan de in  functietreding  van de nieuwe ondervoorzitter. Elk volmachtdrager mag één afwezig lid vertegenwoordigen.
Het lid met het hoogste aantal stemmen in de enige stemronde is verkozen. Bij staking van stemmen is diegene gekozen, die het langst bij de club is.
 

5.3. Opdracht.

Het bestuur onder initiatief en leiding van de voorzitter:
- neemt de dagelijkse leiding van de club waar;
- bepaalt na jaarlijkse evaluatie plaats en dienstverlening van het clublokaal; 
- organiseert bijeenkomsten en activiteiten volgens een jaarprogramma dat in de eerste  maanden van het jaar wordt voorgesteld;
- bepaalt de lidmaatschapbijdragen en beheert de clubgelden. 
- verzoekt de penningmeester verslag  uit te brengen en meer bepaald (desgevallend de 
 uittredend penningmeester) het verslag  over het lopend boekjaar 1 januari – 31 december ter 
 bespreking en goedkeuring voor te leggen aan de commissaris en aan ledenvergadering;
- duidt een commissaris aan, die voorafgaand aan die ledenvergadering, het financieel verslag en alle boekhoudkundige gegevens die er betrekking op hebben, nakijkt en hierover rapporteert op de voornoemde ledenvergadering van februari
- beheert een webstek met archief en voorbehouden informatiekanaal voor en van de leden.                                                                                                                               Het bestuur streeft consensus na en beslist collegiaal. Desgevallend is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
 

6. Bijeenkomsten.

De clubbijeenkomsten worden in de regel gehouden met aperitief en lunch op de tweede en de vierde vrijdag van de maand om 12 uur in het clublokaal. 
De partnerleden worden in de regel uitgenodigd om deel te nemen aan de tweede bijeenkomst van de maand en aan andere georganiseerde activiteiten. 

7.  Lidmaatschapbijdrage.

Elk lid betaalt een jaarlijkse lidmaatschapbijdrage vóór 15 januari . Voor nieuwe leden wordt deze bijdrage proportioneel vastgesteld rekening houdend met de datum van toetreding.

8. Het vermogen.

De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de club, noch recht op teruggave van bijdragen

9. Wijzigingen aan deze afspraakregeling.

De afspraakregeling kan gewijzigd worden in een  ledenbijeenkomst onder volgende voorwaarden 
- mogelijkheid van schriftelijke volmacht voor verhinderde leden met  de beperking dat een lid slechts houder kan zijn van één volmacht;
- aanwezigheid van minstens de helft der leden;
- mededeling van voorstel minstens 14 dagen voorafgaand aan bijeenkomst;
- mogelijkheid om voorstel aan te passen op die bijeenkomst; 
- goedkeuring mits tweederde meerderheid van aanwezige en vertegenwoordigde leden .

10. Mededelingen en uitnodigingen.

Het gebruik van eigentijdse informatiekanalen wordt gelijkgesteld met schriftelijke uitnodigingen, mededelingen en berichten van aan- of afwezigheid.

Goedgekeurd op 23/2/90 en gewijzigd op de ledenvergaderingen van 13/9/1991, 9/12/1994, 10/3/200, 2002, 2003, 2005, 2008, 2009, 2010 en 09.03.2018